当你每天忙的不可开交,却又感觉什么都没做好的时候,那多半就是你的工作方法出了问题导致效率低下,这时就要静下心来想一想该如何提升效率。下面是职场达人总结的工作排序法,只要按照这五个步骤对各种杂乱无章的工作进行排序,那工作就会变得简单而有条理,工作效率也会有很大的提升。
步骤一:对工作进行整理。用一张纸把手头所有的工作排列下来,并写下每项工作的背景、要点、难度,形成一张代办事件清单,这样手头上的工作就一目了然了。事实证明,有这张清单和没这张清单对工作者的心里有很大的影响,因为人事情一多就自然感觉烦躁,不知从哪里下手,而看着条理清晰的代办事件清单,有利于整理思绪,看似一大堆难以完成的工作,这时感觉也没那么难了。
步骤二:给所有工作任务设立截止日期。设立截止日期有两个好处,一来提醒自己按时完成以免误事,二来对自己也是一个鞭策。有些工作本来有完成期限,直接写上去就行;有些工作完成日期比较宽松和模糊,那就要自己定一个截止日期。
步骤三:评估工作价值再投入精力。人的精力是有限的,在一件事情上投入精力太多,那在另一件事情上的投入肯定就会减少,所以在工作前要先评估价值,比如:对主要客户和次要客户投入的精力肯定不一样。
步骤四:要分清楚紧急事项和重要事项。所谓紧急事项是指时间紧迫马上要去完成的事项;而重要事项是指时间稍微宽松但不能忘记,而且必须要办的非常好的事项。比如一个猎头公司的猎头,他同时接到两个任务:一个是公司要制定一个行业薪酬报告,需要他一个月内收集足够的信息;另一个是有客户企业下单,要他赶快完成。那么前者就是重要任务,后者就是紧急任务。对于紧急任务必须马上去办,而重要任务则要安排更多的时间和精力认真做好。
步骤五:分清单人任务和团队任务。有些工作一个人就能干好,那就是单人任务;如果必须和别人一起完成那就是团队任务。如果是单人任务的话,自己安排时间在期限内完成就行,而团队任务除了考虑自己的时间,还要考虑协作方的时间,再进行巧妙的搭配。